Au milieu de votre histoire, vous finissez par être impoli sans en avoir l’intention. Comment éviter d’offenser votre interlocuteur ?
Les principes de base du savoir-vivre au téléphone
Si vous appelez quelqu’un, la politesse veut que vous respectiez quelques règles. S’il s’agit d’un membre de la famille ou d’un ami, il ne devrait pas être nécessaire de paraître formel, mais sans ignorer les directives fondamentales des bonnes manières. Lorsque vous passez un appel, n’oubliez pas que vous risquez de perturber la personne que vous appelez. S’il ne s’agit pas d’une urgence (accident ou incendie), n’insistez pas si vous n’obtenez pas de réponse. S’ils ne répondent pas dès les deux premiers appels, n’attendez pas et raccrochez. Ne pensez pas à les rappeler cinq minutes après le premier appel. De même, n’appelez pas avant 9 heures ou après 21 h 15 si vous n’êtes pas sûr de ne pas déranger votre interlocuteur.
Quelles sont les meilleures habitudes à prendre au téléphone ?
Lorsque vous êtes au téléphone, ou en pleine conversation, n’oubliez pas d’être poli. Les salutations doivent être faites lorsque votre interlocuteur vous appelle. Naturellement, vous pouvez ne pas vous soucier de cette étape s’il s’agit de personnes dont vous êtes proche et à qui vous parlez fréquemment. Si vous appelez au domicile d’une personne, assurez-vous de demander si vous avez composé le bon numéro. Si c’est le cas, demandez à rappeler la personne qui n’est pas en ligne, ou laissez un courriel. Dans le cas contraire, présentez vos excuses pour le désagrément causé et raccrochez avec le sourire.
Lorsque vous passez un appel téléphonique, surtout à des inconnus, veillez à modifier votre voix. Ne parlez pas trop vite ou trop lentement, et veillez à être aussi clair que possible pour que votre interlocuteur puisse comprendre ce que vous dites. Lorsque vous appelez, essayez d’être aussi succinct que possible, en particulier si vous appelez pendant la journée sur son lieu de travail ou à son domicile. Si vous souhaitez discuter ou parler de votre journée, appelez-le le soir. Vous serez certain de ne pas distraire la personne que vous appelez et vous pourrez parler aussi longtemps que vous le souhaitez pendant l’appel.
Autres règles à connaître
Il existe de nombreuses règles de conduite au téléphone. Outre les règles standard, il est essentiel d’en connaître quelques-unes. Si vous contactez quelqu’un, il est de votre responsabilité de le rappeler d’abord. Ce n’est pas obligatoire, mais si vous hésitez à terminer l’appel, vous avez l’obligation de le faire. Si vous êtes accueilli par un répondeur, veillez à vous nommer avant de laisser une réponse. Soyez concis et précis afin que votre interlocuteur comprenne l’essentiel du message que vous souhaitez lui transmettre. Si vous recevez un appel crucial et que vous souhaitez que les personnes proches de vous entendent le message, informez votre interlocuteur que vous le placerez sur le haut-parleur. Il appartient à la personne qui appelle de décider si elle souhaite que son message soit entendu par le reste du monde.